I novembermåned blev jeg citeret i en del medier med budskabet Stress er en ledelsesopgave. Jeg har fået mange reaktioner på dette budskab – som jeg har skrevet om i 5 år – og deriblandt modtog jeg en hjerteskærende mail fra en leder, som var dybt frustreret og ulykkelig over ikke at kunne få afhjulpet den stress og de sygemeldinger, der var i hendes organisation – stresskurser og stresspolitikker til trods.

Hun følte sig som en dårlig leder – og mit budskab om, at stress er en ledelsesopgave, gjorde hende endnu mere fortvivlet, da hun forstod det som om, at hun havde skylden og ikke var god nok til sin opgave.

Kære venner.. lad os nu en gang for alle slå fast, at der er forskel på have et ansvar  og på at have skyld. Ingen har skylden. Stress er et personligt ansvar – ja, og stress  er samtidig et ledelsesansvar fordi, virksomhederne er organiseret i hierarkier, hvor nogle bestemmer over andre.

Men.. Lederne er selv medarbejdere, der har chefer – og lederne er en af de mest pressede medarbejdergrupper overhovedet.

På denne baggrund skrev jeg artiklen: Sådan håndterer du en stresset medarbejder for Berlingske Business, som en hjælp og oplysning til de mange mellemledere derude, der med så stor loyalitet, dedikation og ansvarlighed kæmper en brav kamp for at balancere og løse de mange modstridende krav og mål, der kendetegner de postmoderne virksomheder.

Artiklen er vedlagt her – I er velkomne til at lægge den på jeres intraweb, sende den til jeres ledere, til jeres direktion, eller bruge og kopiere den fuldstændigt som I vil.

Sådan håndterer du en stresset medarbejder

Berlingske Business november 2009
v. Erhvervspsykolog Majken Matzau, Matzau Erhvervspsykologer, www.matzau.dk

5 gode råd til lederen

1. Søg uddannelse i stressmanagement og support fra organisationen.
2. Få styr på din egen stress.
3. Lav benhård top down ledelse på medarbejdere, som du fornemmer er i rød zone.
4. Identificer og reducer stressfaktorer i egen afdeling
5. Led opadtil

1. Søg uddannelse i Stressmanagement og support fra organisationen

Lederne er selv blandt de mest pressede medarbejdergrupper, og som leder må du derfor gøre hvad du kan for at sikre dig, at du selv får den nødvendige lederuddannelse samt support fra egen leder og HR.

Da den direkte kontakt til medarbejderen er helt central i arbejdet med at styre og håndtere stress i virksomheden, skal du som leder uddannes i generel stressforståelse, og herunder i at spotte og lede stressede medarbejdere samt at identificere og eliminere stressfaktorer i egen enhed.

Stressuddannelsen bør også indeholde træning og værktøjer i almen krisehåndtering, og til at kunne balancere mellem at styre og at coache. Alt dette er ikke noget ledere bare kan fra naturens side, således som nogle virksomheder antages. Der skal investeres i uddannelse og værktøjer.

Jo bedre du som leder er rustet til denne opgave, jo bedre mulighed for at tage stress i opløbet frem for at ende med sygemeldinger.

HR-funktionen bør stille uddannelse til rådighed samt have en gennemført stresspolitik med tilhørende supportmuligheder og beredskaber, som er tilgængelig og anvendelig for organisationen.

2. Få styr på din egen stress

Som leder er du selv medarbejder i virksomheden, og som leder er du blandt de faggrupper, som er mest udsatte for stress. Som leder bør du derfor være opmærksom på dit eget stressniveau, idet stress smitter, og stressede ledere skaber stress i organisationen. Mange virksomheder overser at gribe ind her, da det generelt antages, at ledere arbejder mere end medarbejderne, og at det er blandt de menige medarbejdere, at der skal sættes ind.

Ledernes hovedorganisations undersøgelse fra 2002 viste, at over halvdelen alle ledere i DK var alvorligt stressede, og heraf var 10% af samtlige ledere på randen af et stresskollaps. Disse tal er bestemt ikke blevet mindre siden, og i krydspresset mellem ledelse, medarbejdere, mål, ressourcer og kunder er det en kunst at holde balancen.

Som leder bør du derfor være fortrolig med personlig stresshåndtering og herunder med egne stress signaler og stressfaktorer.

3. Lav benhård topdownledelse

Det er relativt let at bremse stress, før det udvikler sig – til gengæld er det dyrt, slidsomt og pinefuldt for alle parter, når en medarbejder går ned med stress. Stress kan vise sig i medarbejderens adfærd, som fx mange konflikter, nærtagenhed, nervøsitet, ulykker, aggression og hektisk rastløshed, men disse symptomer viser sig først, når medarbejderen er tæt på at gå ned.

Problemet med stress er nemlig, at det er ’usynligt’ og foregår indeni i medarbejderne. Derfor kan man ofte ikke se på medarbejderne, når de er ved at komme i farezonen, men kun fornemme det. Samtidig følges stress og selverkendelse som regel ikke ad, og den stressramte medarbejder er som regel den sidst til at erkende, at han er stresset.

Har du som leder på fornemmelsen, at en medarbejder er i farezonen, skal der ikke coaches, men tages ledelse. En pligtopfyldende og stresset medarbejder vil ofte afvise pure, at han er overbelastet. Her er din opgave som leder at prioritere og reducere opgaverne for medarbejderen, og i grelle tilfælde at sende ham hjem og eventuelt at involvere HR, hvis du er i tvivl om, hvordan medarbejderen skal håndteres. Generelt bliver man som leder nødt til gå tættere på og være mere styrende end normalt, hvis der er en mistanke om stress.

4. Identificer og reducer stressfaktorer

Det er afgørende at have fokus på at identificere og reducere stressfaktorerne i egen enhed. Der kan være mange stressfaktorer, men ofte retter de sig mod manglende balance mellem kompetence og ansvar, samt mod uklarhed og modstridende krav i højere grad end mængden af opgaver. Som leder skal du derfor have et godt øje for afdelingens processer og organisation, samt være i stand til i nærværende samtale med medarbejderne at afklare, hvor øksen ligger begravet i egen afdeling. Målet er at reducere de stressende faktorer, så presset løftes fra medarbejderen.

Typiske stressfaktorer i jobbet er:

v  Kompleksitet og mange forandringer

v  Uforudsigelighed

v  Uklare krav og forventninger

v  Manglende kompetence

v  Manglende indflydelse

v  Urealistiske mål

v  Mål der flyttes

v  Modstridende krav og mål

v  Samarbejdskonflikter

v  Tidspres

v  Afbrydelser

v  For stor arbejdsmængde

v  At finde balance familie / arbejde

Mange virksomhedsrelaterede stressindsatser retter sig mod at måle på antal arbejdstimer eller prioritering af opgaver ud fra en kvantitativ tilgang. Stressbilledet er dog langt mere komplekst, og mange stressindsatser har meget lav eller ingen effekt, idet det derimod er faktorer som uklarhed, kompleksitet, manglende kompetence samt for lidt indflydelse relativt til ansvar, som skaber stress.

Hav derfor primært fokus på at skabe klarhed, gennemsigtighed og retning i medarbejderens opgave, mål og beføjelse.

5. Led opadtil

Sidst men ikke mindst, er det en væsentlig ledelsesopgave nemlig at lede opadtil. Dvs at sige til og fra og forhandle med ledelsen. Lederne på alle niveauer skal være buffere i organisationen og kunne håndtere både at lede opad til og nedadtil. Hvis ingen siger fra opadtil i organisationen og meder tilbage til topledelsen om kapacitet, ressourcer og stressfaktorer – hvis lederne ikke siger nej, men derimod ja opadtil, har ledelsen ingen mulighed for at justere målene.

Som leder kan man være bange for at blive afvist eller at for at blive fyret, hvis man siger fra overfor ledelsen, hvilket desværre også er en realitet mange steder i øjeblikket, hvor fyringer og recession er dagligdagen i de fleste virksomheder.

Men hvis topledelsen ikke tager ansvar og skaber tryghed, skaber det en kedelig stressspiral. Kunsten er at tage ledelse, før medarbejderne bliver overbelastede og går ned med stress. Det koster op mod 1 million kr at have en langtidssygemeldt medarbejder for en virksomhed, og når først én medarbejder kollapser, følger der hurtigt flere med, hvis ikke virksomheden tager ved lære og hurtigt griber ind med stressreducerende tiltag.

Daglig dialog og forhandling på tværs og opadtil i hierarkiet af afgørende for at vende stressudviklingen. Topledelsen bør gå forrest og skabe klarhed gennem at invitere til debat og forhandling om krav, mål, arbejdets mængde, og ikke mindst kompleksiteten i opgaven.

Så længe virksomhederne er organiserede i hierarkier, hvor nogle bestemmer over andre, må arbejdsrelateret stress primært være et ledelsesmæssigt ansvar.